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职场上代接电话的礼仪

职场上代接电话的礼仪

每个人都会经常为同事代接、代转电话。代接、代转电话的时候,尤其需要注意礼尚往来、尊重隐私、记忆准确、传达及时等四个方面的问题。

(1)礼尚往来

接电话的时候,假如对方所找的不是你,不要表现得失望和不乐意的情绪,也不要拒绝对方代找别人的请求,尤其是不要对对方所要找的人口有微辞。更不能因为个人感情就硬要对方要找的人是“没有这个人”。同事之间互相代接电话,也是互利互助的事情,所以要讲究礼尚往来,有来有往。

(2)尊重隐私

代接电话,不要充当“包打听”的角色,不要向来电者询问对方和他所找之人的关系。当打电话的人有求于己,要求转达某事给某人的时候,要诚实守信、不曲解意思的转告,而且没必要对不相干的人提及。

当所要找的人就在附近,也不要大呼小叫而闹得满城风雨。当别人来接电话的时候,不要进行“旁听”,更不要插嘴。

在没有授权的情况下,不要随便说出对方所要找的人的行踪、私人手机号码。

(3)准确记录

如果要找的人不在,要先向来电者说明,再问对方需不需要帮忙转达。对于来电者要求转达的具体内容,最好认真做好笔录。在对方讲完之后,还要重复一遍,以验证自己的记录是否正确无误。记录别人电话,要认真记下包括通话者单位、姓名、通话时间、通话要点、是否要求回电话、回电话时间等几项内容。

(4)及时传达

当接到寻找别人的电话,先要弄明白“对方是谁”、“现在找谁”这两个问题。如果对方不愿讲第一个问题,也不必勉强。如果对方要找的人不在,应该先以实相告,再询问对方有什么事情。

如果要找的人就在旁边,要立即通知。如果答应替打电话者代为传话,就要尽快落实,不要置之脑后,或是存心拖延时间。

不到万不得己的时候,不要把代人转告的内容,再托付其他人转告。否则,既容易使内容走样,还容易耽误时间。